تعداد قابل توجهی از شیوه های مراقبت های بهداشتی هنوز از سیستم صورتحساب پزشکی قدیمی استفاده می کنند. این تنها یکی از رایج‌ترین مسائلی را که امروزه با آن مواجه است، تشدید می‌کند: واداشتن بیماران به پرداخت به موقع صورت‌حساب‌های مراقبت‌های بهداشتی – کلیدی برای کوتاه کردن چرخه پرداخت و تضمین جریان نقدی سالم. هر گونه خطا و تأخیر نه تنها به مالی شما آسیب می زند، بلکه یک تجربه ناامیدکننده برای بیمار ایجاد می کند که می تواند اعتماد را از بین ببرد و به حفظ بیمار آسیب برساند.

از آنجایی که بیماران اکنون مسئولیت بخش بزرگی از قبض های پزشکی خود را بر عهده دارند، جمع آوری پرداخت ها پیچیده تر و چالش برانگیزتر شده است. شما باید انتظارات و رفتارهای مصرف کننده را برآورده کنید، که بسیار متفاوت از کار با شرکت های بیمه است.

برای ساده‌سازی فرآیندهای خود، به حداقل رساندن خطاها یا تأخیرها و بهبود تجربه بیمار، باید بزرگ‌ترین اشتباهات صورت‌حساب پزشکی را درک کرده و نحوه پیشگیری از آنها را بیاموزید.

در اینجا برخی از اشتباهات رایج در صورت‌حساب پزشکی که متخصصان مراقبت‌های بهداشتی مرتکب می‌شوند، نحوه تأثیرگذاری آنها بر توانایی شما در جمع‌آوری پرداخت‌ها و کارهایی که می‌توانید در مورد آن انجام دهید، آورده شده است:

اکثر مصرف کنندگان ترجیح می دهند صورتحساب های خود را به صورت آنلاین با استفاده از کارت های اعتباری، انتقال بانکی، PayPal، Amazon Pay و سایر روش ها پرداخت کنند. اگر مجبور باشند چک بنویسند، پاکت نامه ای پیدا کنند و تمبر را جستجو کنند، احتمال کمتری دارد که فوراً پرداخت ها را ارسال کنند.

اگر گزینه‌های پرداخت متنوعی را ارائه نمی‌دهید که برای بیمارانتان مناسب است، احتمال اینکه آنها پرداخت صورت‌حساب‌های خود را به تأخیر بیندازند، به این معنی است که جریان نقدی شما آسیب خواهد دید.

راه حل:

راه اندازی کنید درگاه پرداخت آنلاین که به شما امکان می دهد روش های مختلف پرداخت را پردازش کنید تا پرداخت به شما تا حد امکان برای بیماران آسان شود. شما همچنین می توانید ارائه دهید طرح های پرداخت برای تشویق بیماران به پرداخت فوری.

در واقع، سیستم‌های پزشکی که راه‌حل‌های تعامل مالی بیمار را مانند درگاه‌های پرداخت و یادآوری‌های متنی پیاده‌سازی می‌کنند بازگشت ارزشمندی را تجربه کرد روی سرمایه گذاری

سایت پرداخت شما باید سریع و امن باشد (به عنوان مثال، مطابق با HIPAA و HITRUST استانداردها) برای ارائه یک تجربه کاربری برجسته که بیماران را تشویق می کند تا به موقع پرداخت کنند و در عین حال اطمینان حاصل شود که شما به قوانین سختگیرانه صنعت پایبند هستید.

آیا می دانستید که تا 80 درصد قبض های پزشکی حاوی خطا است؟ این موارد می‌تواند ناشی از مستندات ضعیف، عدم توضیحات مزایا، اطلاعات نادرست بیمار و غیره باشد. همچنین، صورت‌حساب تکراری و اشتباه می‌تواند تجربه‌ای ناامیدکننده ایجاد کند و هزینه اداری شما را افزایش دهد.

اشتباهات صورت‌حساب پزشکی فقط ناخوشایند نیستند – آنها می‌توانند تحقیقات و ممیزی‌های صورت‌حساب را آغاز کنند، که می‌تواند هزینه را افزایش دهد، منجر به جریمه شود و به شهرت مطب شما آسیب برساند.

راه حل:

از استفاده از کدهای تشخیصی غیر اختصاصی، اصلاح‌کننده‌های نادرست یا کدهای صورت‌حساب نادرست خودداری کنید. فرآیند صورت‌حساب خود را خودکار کنید تا خطاها و تاخیرهای مرتبط با کلید زدن مجدد دستی اطلاعات از یک سیستم به سیستم دیگر را به حداقل برسانید.

از تغییرات صورت‌حساب پزشکی مطلع باشید، که می‌تواند بر نحوه ارسال ادعاها، تعیین مسئولیت‌های بیمار و موارد دیگر تأثیر بگذارد. برای ارائه‌دهندگان، به‌ویژه شرکت‌های کوچک‌تر، آسان نیست که مطمئن شوند سیستم‌هایشان با تمام الزامات مطابقت دارند. برون سپاری فرآیند صورت‌حساب خود به یک ارائه‌دهنده شخص ثالث معتبر می‌تواند تضمین کند که رویه شما از تمام الزامات پیروی می‌کند و در عین حال هزینه‌های اداری را به حداقل می‌رساند.

صورتحساب پزشکی و پردازش پرداخت پیچیده و بسیار تخصصی است. بدون ابزار و تخصص مناسب، کارکنان شما ممکن است ساعت‌ها بر روی فرآیندها وقت بگذارند و همچنان مرتکب اشتباهات پرهزینه شوند.

علاوه بر این، هزینه IT مرتبط با حفظ یک سیستم به روز برای بسیاری از روش ها هزینه زیادی دارد. با این حال، بدون زیرساخت های مناسب و اقدامات امنیتی، ممکن است با مسائل مربوط به انطباق (مانند HIPAA) مواجه شوید که جریمه های سنگینی را در پی خواهد داشت.

راه حل:

برون سپاری صورت‌حساب پزشکی، ارسال صورت‌حساب بیمار، و رسیدگی به پرداخت به یک فروشنده شخص ثالث معتبر که بالاترین استانداردهای امنیت سایبری را برآورده می‌کند (به عنوان مثال، گواهی HITRUST). این کار نه تنها هزینه های سربار شما را که مربوط به پردازش صورتحساب و پرداخت است کاهش می دهد، بلکه تضمین می کند که شما با آخرین استانداردهای امنیتی برای محافظت از اطلاعات حساس بیماران خود مطابقت دارید.

اگر بیماران بفهمند برای چه چیزی می پردازند، احتمالاً به سرعت پرداخت می کنند. اگر خواندن یا درک صورت‌حساب شما دشوار است، بیماران باید قبل از پرداخت با دفتر شما تماس بگیرند تا توضیحی را دریافت کنند.

نه تنها تأخیر بر جریان نقدی شما تأثیر می گذارد، بلکه نیاز به پاسخگویی به سؤالات تک تک بیماران بر منابع شما فشار وارد می کند و هزینه اداری را افزایش می دهد.

راه حل:

استفاده از a قالب بیانیه بیمار پسند برای به حداقل رساندن سردرگمی موارد خط را ادغام کنید و مطمئن شوید که هزینه ها به درستی توضیح داده شده است. از زبان واضح استفاده کنید و دستورالعمل‌های صریح (مثلاً نحوه پرداخت) را درج کنید. همچنین می توانید یک کد QR اضافه کنید تا بیماران بتوانند به سادگی آن را اسکن کرده و با استفاده از دستگاه های تلفن همراه خود پرداخت کنند.

امروزه، اکثر مصرف کنندگان تصمیم می گیرند که فاکتورها و سایر اعلان ها را به صورت الکترونیکی دریافت کنند. بیماران انتظار دارند شیوه های پزشکی گزینه های ارتباط دیجیتالی مانند بیانیه های الکترونیکی و یادآوری متن به دلیل افزایش وضوح و سادگی. ارتباطات دیجیتال سریعتر به بیماران می رسد و به تشویق پرداخت های سریع کمک می کند.

اگر بیماران با هزینه‌های غافلگیرکننده مواجه شوند، پرداخت صورت‌حساب‌های خود را متوقف می‌کنند، که بر تجربه و میزان نگهداری بیمار نیز تأثیر می‌گذارد. همچنین اگر روش صدور صورت‌حساب یا مسئولیت‌های مالی خود را قبل از دریافت درمان درک نکنند، احتمال پرداخت سریع آن‌ها نیز کمتر است.

راه حل

ارائه گزینه دریافت eStatements و یادآوری پیام های متنی به بیماران به آنها اجازه می دهد تا کنترل تجربه مراقبت های بهداشتی خود را در دست بگیرند و می تواند رضایت و وفاداری بیمار را بهبود بخشد.

مطمئن شوید که بیماران گزینه های درمانی و مسئولیت های مالی خود را قبل از هر اقدامی درک می کنند. گفتگوی سریع با بیمار می تواند از سوء تفاهم ها یا اختلافات پرهزینه و وقت گیر جلوگیری کند.

به کارکنان خود آموزش دهید تا دانش و مهارت های ارتباطی مناسب برای مدیریت این مکالمات با وضوح، همدلی و شفقت داشته باشند. سیاست‌های مالی را برای تبدیل هزینه‌های تخمینی خدمات و اطلاع‌رسانی به بیماران در مورد مسئولیت‌های مالی آنها بخشی از روش عملیاتی استاندارد خود اعمال کنید.

با حذف عمده اشتباهات صورت‌حساب در عمل پزشکی خود، می‌توانید چرخه‌های صورت‌حساب را کوتاه کنید، جریان نقدی سالم را حفظ کنید، از نقض مقررات جلوگیری کنید و تجربه بهتری برای بیمار ارائه دهید که به شما کمک می‌کند بیماران بیشتری را حفظ کنید و سودآورتر شوید.

آیا می خواهید ببینید چگونه می توانید فرآیندهای صورتحساب و پرداخت خود را با یک سیستم پیشرفته ساده کنید؟ درباره راه حل های چاپ و پرداخت صورت حساب ما بیشتر بیاموزید اینجا.

درک گریفین معاون فروش و توسعه تجارت است MailMyStatements. او بیش از 13 سال تجربه به‌عنوان مدیر فروش مراقبت‌های بهداشتی دارد، در زمینه‌های متعدد مرتبط با مراقبت‌های بهداشتی از دفتر اصلی گرفته تا صورت‌حساب و مجموعه‌ها تجربه دارد، و در نقش‌های مختلفی در Optum، یک شرکت UnitedHealth Group و AdvanecedMD کار کرده است. او عاشق گذراندن اوقات فراغت با همسر و فرزندانش است، چه مربیگری در تیم فوتبال، شرکت در مراسم رقص یا تعمیر دوچرخه.

می توانید درک را در توییتر دنبال کنید @Derek_Griffin1